効率的に作業ができる
デスクまわりをめざしましょう！
今回は、デスク・本棚・パソコン内の整理収納です。家のデスク、会社のデスクがある方は、ぜひこの機会に整理収納してみませんか。本もパソコン内も、分類方法を知ると、楽に不必要なモノを手放すことができ、モノを探す時間が減らせて作業の効率アップにつながりますよ。
1カ所決めて、まず整理、そのあと収納に取り組みます。それが終わった場所は、日々片付けのみでOK。つまり、整理収納とは、仕組みづくりなのです。
整理収納は「30分」と決めて行いましょう。
整理を始める前におすすめなのが、キッチンタイマーで30分をセットしてスタートすること。時間を区切らずに進めると30分があっという間に過ぎてしまうように感じます。あらかじめ「30分」と決めておくと、「①思いのほか時間が長く感じて作業を進められる」「②時間を区切ることで集中できる」という２つのメリットがあります。
デスクの上は、モニターと電話以外は置かないのが“基本”。
デスクは収納場所ではなく作業場所。書類や小物など、色々と置き始めると作業しにくくなります。基本は、モニターと電話以外は置かず、作業中のみ書類やモノがある状態が理想です。デスクを以下のエリアに分けると、ぐっと使いやすくなりますよ。
●左奥・・・照明・固定電話・スマートフォン充電エリア
右利きの方は受話器を左手で取り、メモを右手で取るはず。座ったままでスマートフォンの画面が見えるように、角度を調整すると、より使いやすくなります。
●中央奥・・・ディスプレイ・モニター
ノートパソコンをモニターにつなげて作業する方は、真正面に配置しましょう。
●右奥・・・進行中の書類エリア
ファイルボックスに、現在進行形のプロジェクトの分だけを入れます。一案件ごとにクリアファイルに入れ、見出し付箋をつけておくと便利です。ファイルボックスは、1日が終わったら、デスクの引き出しやロッカーに入れると、デスク上に置きっぱなしになりません。
●右手前・・・今日の書類エリア
今日する仕事や勉強の書類をここに出して、1日を始めます。終わればファイルボックスへ戻していくので、どこまでやったか一目瞭然。
デスクの引き出しは、細かく仕切って種類別に収納。
私はペンも引き出しへ入れています。ペン立てを使うと、あまり使わないペンをついたくさん残してしまいがちになるからです。引き出しを“手前”と“奥”で分け、毎日使う文房具を「書くもの・切るもの」など種類別に分けながら“手前”に入れます。仕切りは100円ショップや通販サイトで購入できますが、引き出しの幅・奥行・高さをきっちりと測ってから購入してくださいね。
本棚は書店を参考に分類し、適正量も決める。
書店は、家庭・ファッション・漫画などジャンルに分かれているので探しやすくなっています。家の本棚も、棚板ごとにジャンルで分けて収納しましょう。棚板やブックスタンドにジャンルをラベリングするのもおすすめ。ここに入りきらない本やファイルは手放すなどして適正量をいったん決めることと、Kindleなどのウェブサービスを活用すること、雑誌は必要な情報のみを読みながら切り取ってすぐに処分することで、スッキリが持続します。
パソコン内のデータは、大分類・中分類・小分類に分ける。
パソコン内データの“探す時間”、実はとても多いといわれています。例えば検索を使わず、5年前のデータでも流れるようにアクセスできるよう、分類方法を見直してみませんか。フォルダは、大分類・中分類・小分類の3段階がおすすめです。付箋を用意し、仕事や家庭のデータ内容を書き出してみましょう。例えば私の場合をご紹介します。
・大分類：セミナー、収納コーディネート、収納サービス、コラム、メディア出演
・中分類（セミナーの場合）：終了したセミナー、191120_美人収納セミナー時間整理編
・小分類（終了したセミナーの場合）：2019年・2018年・2017年…という具合です。
そして、紙の書類（最近は減りましたが）は仕事が終わったらすべて破棄し、データは必要最小限を厳選して残します。私はすべてクラウドにデータを保管しているので、先日パソコンの盗難に遭いましたが、困ることがなく助かりました。また、トップ画面にフォルダやファイルがずらっと並んでいると必要な情報が見つけづらくなるため、並べるのは縦に1〜2列までにしています。都度見直しも忘れず行いましょうね。
“不便”は普段気づきにくいですが、探す時間が長いな、と感じたら、整理をお試しください。皆様の2020年、探す時間が0に近づくようお祈りしています。
西口理恵子さん
整理収納アドバイザー１級、インテリアコーディネーター、宅地建物取引士。新築マンション営業、企画に携わり、「インテリアR」を立ち上げる。「収納・インテリア・美」を総合した「美人収納」を掲げ、テレビ・雑誌でも活躍。セミナー・講演だけでなく、個人宅で「美人収納術」を直接指導し、整理収納サービスで生まれ変わらせたお宅は200軒以上も。著書『毎日がうまく回り出す 1日1収納の法則』他多数。
次回（2月下旬公開予定）は、
写真やアルバムなどの整理術をご紹介！
